Empresa crescendo, lucros aumentando, funcionários sendo contratados, demanda subindo e números de clientes em constante crescimento. Parece um cenário perfeito, não é? Mas você sabe como garantir que a qualidade do produto ou serviço não seja perdida com tantas mudanças acontecendo? O gerenciamento de processos pode ser a sua solução!
Independente do tamanho da sua empresa, ter processos bem definidos, entendê-los da melhor maneira e saber gerenciá-los, é essencial para o bom andamento da organização e um grande diferencial diante da concorrência. Como disse William Edwards Deming, peça fundamental na melhoria dos processos produtivos nos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial, “Se você não é capaz de descrever o que faz como um processo, você não sabe o que está fazendo”.
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Primeiramente, você sabe o que é processo?
Antes de explicarmos o que é gerenciamento de processos, deve-se entender o que é um processo. Este termo se refere a um conjunto de atividades que definem a maneira com que uma empresa funciona. Quando se trata da produção, os processos são geralmente padronizados, contínuos e rotineiros. Dessa forma, a fim de atender às expectativas do cliente, um bom gerenciamento desses processos é essencial para que a empresa otimize o fluxo de trabalho e aumente a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos.
Entendendo melhor o que é processo, podemos entrar mais a fundo sobre o que é gerenciamento de processos. É importante salientar que é uma atividade que deve estar presente em todos os setores de uma empresa, já que o objetivo é analisar cada etapa a fim de identificar a causa raiz dos problemas. Seguindo essa linha de raciocínio, encontrada a falha, deve-se solucioná-la relacionando os demais processos existentes, por meio de planos de ação que podem variar de acordo com cada necessidade. Nesse caso, pode haver a transformação do processo envolvido, visando uma melhor utilização dos recursos disponíveis e otimização do tempo. Muitas vezes, é necessário fazer um mapeamento de processos, que ocorre quando a empresa não os possui muito bem definidos e, mapeando-os, é possível obter melhor visualização da produção e, consequentemente, maior entendimento de cada função.
Sabendo o que é gerenciamento de processos, qual a importância da sua aplicação?
Visto que o gerenciamento dos processos garante maior clareza sobre o que está sendo realizado cotidianamente em uma empresa, são evitados retrabalhos e perda de tempo com tarefas que não possuem valor agregado. Em meio a um mercado que está em constantes mudanças, é necessário que a organização esteja sempre atenta às novas tendências e se adapte a elas. Esse cenário requer respostas rápidas e de alto potencial para que a empresa não fique para trás em relação à concorrência.
Como já mencionado, o gerenciamento de processos deve estar presente em todos os setores de uma empresa e, por isso, estes devem estar interligados a fim de destruir possíveis barreiras e provocar maior comunicação e entendimento entre as áreas. Tudo isso traz mais transparência aos colaboradores, sendo um aspecto essencial para a motivação e aumento da produtividade.
Principais benefícios!
Conhecido como funciona o Gerenciamento de Processos e sua real importância dentro de um processo de produção, listamos 4 dos principais benefícios que esse conjunto de práticas pode trazer para as organizações:
- Padronização de processos: O gerenciamento de processos auxilia na padronização de processos, uma vez que atua na documentação e mapeamento dos processos. Dessa forma, os colaboradores podem consultar essa documentação e, assim, evitar a ocorrência de falhas devido à falta de informação.
- Redução de falhas e desperdícios: tendo como objetivo o mapeamento e a análise dos processos, o Gerenciamento de Processos também busca reconhecer como o trabalho é feito hoje na organização e apontar melhorias nos processos. Nesse sentido, essas melhorias vão evitar a ocorrência de falhas e minimizar os desperdícios nos processos.
- Cultura de Processos: Ao levantar e mapear os processos de uma organização, o gerenciamento de processos de colabora na disseminação da cultura de processos. Então, esse melhor entendimento é necessário para que as pessoas desenvolvam a compreensão holística da organização e estejam atentas aos impactos que as suas atividades podem causar no ambiente organizacional como um todo.
- Mensuração de resultados: Não basta apenas definir processos, é preciso saber medi-los! Para isso, é necessário contar com indicadores-chave de performance (KPIs) que estabeleçam uma relação de causa e efeito entre os indicadores. Quando bem estruturados e aplicados, esses indicadores podem facilitar muito o controle do desempenho ao longo do tempo.
Dessa forma, visto que o Gerenciamento de Processos engloba todo o processo produtivo, desde o levantamento e análise até o melhor entendimento e a busca por melhorias, é possível entender a importância de ter um sólido gerenciamento de processos na sua organização. Não apenas resulta na melhoria dos serviços e produtos oferecidos ao cliente, como também é uma prática que reduz falhas e custos dos processos, garante maior controle e segurança do processo de produção.
E você, ficou interessado no assunto? Como você realiza o gerenciamento de processos na sua organização? Divida sua experiência conosco nos comentários! E não deixe de acompanhar nosso blog e nossas redes sociais!
