Ao se determinar um projeto trabalhoso, a sensação de sucesso a vista tende a florescer em meio a euforia de um futuro aparentemente garantido. Contudo, a chave para a boa operação sobre o que foi anteriormente planejado é saber lidar com as divisões necessárias de tarefas, a fim de se chegar em tal objetivo. Caso tais partições não ocorram de maneira adequada, as chances do projeto se alterar, atrasar, encarecer e até mesmo falhar são expressivamente altas. Para que isso não ocorra, um passo básico e primordial ao se tomar após o estabelecimento de um objetivo é a Gestão e Distribuição de Tarefas.
O que é gestão de tarefas:
A gestão de tarefas é, em suma, a maneira sobre como serão realizados os monitoramentos e os serviços de um projeto a partir da divisão do mesmo para com os membros integrantes, objetivando a redução de tempo e custo ao longo de sua execução. Cada uma das etapas do projeto devem ser realizadas em certo período pré estabelecido, almejando uma uniformidade de progresso sobre todos os afazeres. Naturalmente, tais divisões ocorrem tanto por delegações quanto na própria organização do membro da empresa, e que, para todos os casos, os registros de desenvolvimento devem ser compartilhados e avaliados pelo gestor do projeto.
Porque distribuir tarefas:
Distribuir e delegar tarefas numa equipe de trabalho pode, à primeira vista, aparentar ser algo de pouco retorno. Afinal, a preocupação com todas as etapas do processo e consequentemente a centralização de tarefas numa única pessoa é natural Todavia, essa prática, quando bem feita, é responsável por aumentos de produtividade e de eficiência em geral, podendo, até mesmo, ser a diferença para alcançar as metas do time. Isso ocorre, tendo em vista o uso mais adequado dos recursos humanos da organização.
Sendo assim, é o dever de um bom líder, que busca o crescimento e os melhores resultados para a empresa, distribuir as tarefas entre os liderados. Sob o mesmo ponto de vista, aquele que recebe a responsabilidade de realizar determinada tarefa pode se desafiar e consequentemente desenvolver habilidades úteis para a empresa. Deste modo, a separação de tarefas também representa a potencialização de talentos em sua empresa.
Como distribuir as tarefas em um empresa:
Buscando a distribuição eficiente de tarefas, destacamos as seguintes três dicas para o seu negócio:
- Conheça o seu time. Ao separar atividades num conjunto de pessoas, devemos nos lembrar que estamos lidando com pessoas. Deste modo, devemos entender que cada um pensa, age e trabalha de uma maneira particular, além de possuírem repertórios diferentes. Sendo assim, a maneira de delegação da tarefa deve ser pensada para aquele profissional, para que ele se desenvolva e entregue o melhor resultado possível. Nesse caso, pense, por exemplo, se a pessoa reage bem a desafios, se ela precisa de uma certa cobrança ou mesmo se ela se interessa pelo tema e vai buscar conhecimentos para entregar bem.
- Realize um alinhamento eficiente sobre a tarefa. Na distribuição de tarefas, é essencial que a pessoa que recebeu a tarefa para desenvolver possua todos os insumos necessários para a sua realização. Deste modo, a comunicação assertiva sobre o “o que” e o alinhamento perante expectativas, necessidades e atual situação da tarefa são fundamentais.
- Equilibre autonomia e alinhamento. Como indicado anteriormente, alinhamento é algo essencial para a distribuição de tarefas, mas ele deve ser acompanhado da liberdade de ação e autonomia de desenvolvimento daquele que foi encarregado de executar a tarefa. Logicamente, é necessário fornecer os insumos básicos para o procedimento, contudo, o “como desenvolver” é de responsabilidade exclusiva dele. Lembre-se, se você encaminhar o “passo a passo” da atividade para ele, quem estará realizando a atividade? você ou ele?
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