O nosso dia a dia envolve uma série de processos. Preparar uma salada ou um hambúrguer, responder um e-mail e até mesmo levar os filhos para escola na segunda-feira são exemplos de processos. Eles são de extrema importância e são alavancadores para atingir objetivos. Nas empresas, os processos também atuam de forma objetiva, mas normalmente os processos são inúmeros, ocorrem ao mesmo tempo e não estão mapeados! Como conhecer todos os processos? Qual a importância disso em relação às metas empresariais?
A Gestão de Processos de Negócio, também conhecida como BPM (Business Process Management) é o conjunto de ações e ferramentas que visam melhorar a produção de uma empresa. Utilizando essas práticas, é possível controlar, otimizar e padronizar os processos, reduzindo o lead time (tempo total de fabricação do produto) e os custos gerados pela produção em si.
Dentre as ferramentas utilizadas para compor uma gestão de processos, destacam-se o mapeamento de processos, a padronização dos processos, a cronoanálise e a otimização dos processos.
1) Mapeamento de processos
O mapeamento de processos é de fundamental importância para conhecer profundamente todos os processos envolvidos, com o intuito de identificar possíveis gargalos (etapas sobrecarregadas do processo produtivo, que limitam e impedem um fluxo contínuo da produção), problemas e atividades que não agregam valor ao produto final.
2) Cronoanálise
A cronoanálise é outra ferramenta que é utilizada para conhecer as operações profundamente, porém com outro foco: o tempo. Nessa etapa, são cronometrados todos os tempos de cada operação repetidamente, a fim de calcular a regularidade e possíveis melhorias de diminuição de tempo dos processos.
3) Padronização dos processos
Enquanto o mapeamento e a cronoanálise visam conhecer os processos detalhadamente, a padronização dos processos foca em organizar e formalizar as etapas de fabricação com as melhorias feitas, por meio de um padrão desenvolvido. Com essa ferramenta, são reduzidos a quantidade de produtos com defeito, o retrabalho realizado pelos colaboradores e o custo de produção.
4) Otimização dos processos
A otimização de processos é o conjunto de mudanças realizadas por uma empresa para aumentar sua produtividade e, consequentemente, seu desempenho. A otimização geralmente é realizada após serem feitos o mapeamento dos processos e a cronoanálise, pois essas duas etapas são fundamentais para um melhor conhecimento do processo em si e a identificação dos problemas que serão resolvidos nessa parte de otimização.
Todas essas ferramentas quando utilizadas revelam um grande potencial de otimização dos processos que beneficiam a sua empresa na questão de padronização, para que a gestão seja mais alinhada, transparente e clara. Através dessas mudanças o custo operacional diminui, a qualidade dos produtos aumenta e os recursos da empresa são alocados da melhor forma, facilitando que as empresas alcancem suas metas. Além de que a gestão de conhecimento da empresa é melhorada e os novos colaboradores são introduzidos no dia a dia da empresa com mais facilidade.
Ter o conhecimento de tudo o que está sendo feito na empresa pode parecer impossível, mas é essencial e todos os processos podem ser mapeados. Uma gestão de processos eficiente revela um gestor eficaz.
