As Instruções de Trabalho (IT’s) são fatores de extrema importância na cultura de uma empresa, possibilitando a padronização dos processos, o aumento da produtividade e a redução de perdas em qualidade. Com base nisso, separamos 5 dicas para potencializar o desenvolvimento das IT’s no seu negócio. Confira:
Padronize e personalize.
O uso de diferentes modelos e formatos para esse documento, seja para postos de trabalho diferentes ou mesmo funções, pode causar confusão e diferentes interpretações sobre o seu uso. Sendo assim, é recomendado desenvolver e seguir um arranjo pré-definido para as instruções de trabalho do seu negócio. Neste modelo você poderá definir a melhor formatação e as principais informações a serem indicadas, como código da atividade, cargo que executa e muitas outras para deixar o seu documento completo.
Além disso, é necessário que as IT’s sejam personalizadas para o seu negócio e vivência. Desta forma, não as copie de outros lugares, como a internet ou mesmo outras empresas com postos de trabalho semelhantes.
Envolva seus colaboradores.
Uma grande fonte de informações para o desenvolvimento das instruções de trabalho é aquela que trabalha diariamente desempenhando a função em questão. Sendo assim, um bom método para a criação de IT’s no seu negócio é, além de pesquisar e coletar dados, envolver os seus colaboradores, tendo em vista que eles apresentam experiência na execução dessas funções e esses documentos serão utilizados por eles após implementados.
Priorize o direcionamento ao cargo/ função.
Uma forma simples mas capaz de fortalecer a relação dos funcionários em conformidade com as IT’s é sua forma de abordagem. Ao elaborar uma tarefa dentro de uma dessas instruções, é necessário evitar se designar ao membro diretamente por seu nome, pois pode causar uma impressão de pressão ou até mesmo perseguição ao empregado, podendo resultar em consequências negativas para empresa. O que se deve fazer, então, é um direcionamento ao cargo de quem deverá exercer aquela função, trazendo um ar muito mais profissional e aberto para possíveis dúvidas.
Simulação.
A implementação de instruções de trabalho não efetivas no seu negócio pode significar diversas perdas, seja em questões de tempo, compreensão do colaborador sobre o posto de trabalho ou mesmo em produtos defeituosos consequentes de IT’s erradas. Deste modo, uma possível medida a ser tomada é, ao possuir o modelo final das instruções e anteriormente às suas implementações, simular os documentos desenvolvidos. Sendo assim, analise se o colaborador compreende as indicações, se as orientações estão corretas e condizem com o necessário para aquele posto de trabalho, se os documentos estão padronizados e checar quaisquer outros dados relevantes nas instruções. Caso as IT’s sejam aprovadas na simulação é possível considerar a sua implementação, em caso contrário será necessário corrigir as anomalias do documento.
Transite paras os meios digitais.
Papeladas em números exagerados tendem a causar desencontro dentro da empresa, além da manutenção ser extremamente manual e sofrer com as intempéries daquele meio. Com isso, devemos levar em conta que as tecnologias se renovam e é necessário não só adequar seus maquinários, mas também a acessibilidade dos funcionários às informações previamente impostas pois, caso contrário, podem fazer com que seu negócio pare no tempo.
Uma boa metodologia é adotar plataformas digitais em aplicativos que sejam facilmente acessados por seus colaboradores. Esse ambiente, além de dispor de vídeos explicativos e abordagem direta, irá automatizar e acelerar o gerenciamento das informações, pois é de rápida edição e administração, tópico que vai de encontro ao fato das IT’s serem documentos vivos.
Gostou das nossas dicas? Não deixe de conferir também o nosso artigo “Instruções de trabalho: o que é”, além de nos acompanhar nas redes sociais e em nosso blog!
